En los tiempos que corren, la automatización y la conversación son de vital importancia para ofrecer una experiencia mucho más satisfactoria a tus clientes y concretar una venta. Es allí donde las respuestas automáticas van a ayudarte.

Por ejemplo, imagina a tu cliente ingresando a tu sitio web. Probablemente, le surjan algunas preguntas. En ese momento, completa un formulario con las consultas que tenga.

Ese potencial cliente estaba buscando evacuar sus dudas, y recibirá en su correo un mensaje que le agradezca su consulta y le envía la información requerida de manera automática.

O posiblemente, la empresa tenga que trabajar sobre la respuesta a enviar. Pero puede enviarse un correo automático avisando que recibiste la consulta y que estarás respondiendo a la brevedad.

En cualquier caso, el cliente muy probablemente se vaya con una impresión positiva de tu sitio, mientras tú obtienes información relevante sobre la consulta del usuario y sus datos de contacto para realizar el seguimiento posterior.

🤯 La implementación de respuestas automáticas puede ahorrar tiempo y mejorar la relación con los clientes.

¿Qué son las respuestas automáticas y por qué los negocios deben programarlas?

Las respuestas automáticas, como lo indica su nombre, son mensajes que están pre-configurados y que permiten dar una respuesta rápida a los clientes. Contar con una serie de mensajes automáticos ayudará a ahorrar tiempo y a dar un servicio más eficiente.

Por lo general, los mensajes de respuesta automática se desencadenan al completar un formulario.

Un ejemplo de esto es cuando se completa dicho formulario para la suscripción a una lista de correo electrónico. Pero esa no es tu única opción. También se pueden enviar respuestas automáticas cuando una persona completa un formulario por un problema determinado o por una inscripción a un evento. 

La herramienta de respuestas automáticas es muy versátil y se puede adaptar a diferentes opciones.

En conclusión, las respuestas automáticas le permitirá a la empresa tomar una acción directa con respecto a esta información; sugiriendo de una forma fácil y rápida a qué deberías estar respondiendo mediante los correos electrónicos. 

Consejos para escribir mensajes para respuestas automáticas

La clave de escribir mensajes para respuestas automáticas es que no deberían sonar automáticas en lo más mínimo. Por ello, las respuestas deben estar hechas a la medida de tus clientes para que tengan la mejor experiencia posible.

Aquí te contamos algunos consejos a tener en cuenta cuando completes las plantillas para los mensajes de respuestas automáticas:

  • Siempre ten en cuenta la manera en que te gustaría que te traten cuando hablas con un equipo de soporte.
  • Personaliza las respuestas, esto se logra enviando los mensajes dirigidos al cliente por su nombre y estén adaptadas de alguna forma a la naturaleza de su pedido
  • Establece expectativas, sé sincero y explícale al cliente qué debe esperar del servicio o producto. 
  • Envía contenido relevante y que sea de valor para el destinatario. Para ello, es necesario saber qué espera el cliente. Seguramente, alguien que se suscribió a una lista de correo busca algo diferente a alguien que completó un formulario por un inconveniente. 
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15 ejemplos: Respuestas automáticas para correo para usar con el cliente

Aquí te dejamos algunos ejemplos de respuestas automáticas para correo para usar con el cliente:

1. Recibimos tu mensaje y ya estamos trabajando en ello

En este caso sería una confirmación de recepción de un mensaje que te haya dejado el cliente. Puede ser una consulta por una orden en proceso o un reclamo, por ejemplo.

2. Seguimos trabajando en tu caso

En ocasiones, las consultas o casos de soporte pueden llevar mucho tiempo y el cliente se empezará a preguntar si se está atendiendo su asunto.

Para mitigar la espera se puede enviar un correo automático avisando que aún se está trabajando para alcanzar una solución y que a la brevedad le darás a conocer las actualizaciones disponibles. 

3. Hemos resuelto tu caso

Una vez que la consulta o el reclamo fue solucionado, se puede enviar un correo indicando la pregunta o el problema fue resuelto.

Además, se puede consultar si requiere de más asistencia o si hay algún otro asunto en el que lo puedan ayudar.

4. Conformidad

Ante la primera compra de un producto o de un servicio, se puede enviar un correo al cliente preguntando si está conforme con su compra y si era lo que esperaba.

5. Satisfacción

Ante la resolución de un caso o un problema, se puede enviar un mensaje de respuesta automática consultando al cliente si está satisfecho con el servicio brindado. 

6. Solicitud de más información

Quizás un cliente realiza un pedido por la página web y hay información que está desactualizada y necesitan los nuevos datos para poder avanzar.

En estas situaciones se puede enviar un correo con un mensaje automático pidiendo la información necesaria. 

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7. Instrucciones de uso

Se pueden recibir consultas porque no se sabe o no se entiende cómo utilizar un producto.

Ante esta situación, será de mucha utilidad contar con una respuesta automática con el instructivo de uso. 

8.  Reconocer un error

En cualquier negocio puede suceder un error involuntario. Si el problema es sencillo y pequeño, entonces la empresa podrá resolverlo antes de contactar al cliente.

Pero si el problema es más difícil, pueden enviar un mensaje automático al cliente explicando la situación y que están trabajando para solucionarlo. 

9. Cierre de ticket de consulta

Muchas veces los clientes olvidan que tienen una consulta abierta, por ello, este mensaje automático sirve para avisar que se cerrará el caso a menos que tengan otra gestión que realizar.

10. Solución alternativa

Si tienes una solicitud que no puedes cumplir, puedes enviar un correo explicando que no brindan el servicio que se requiere, pero que tienen otras opciones.

De esta forma, se dará una alternativa para solucionar el pedido.

11. Aviso de demoras

Puede suceder que la empresa sufra algunas demoras en cumplir con la solicitud de su pedido.

Puede ser por cuestiones internas o externas a la empresa. Este mensaje automático te ayudará a avisar a tus clientes de estas demoras.

12. Horario laboral

Si no puedes brindar servicio las 24hs, puedes avisar a tus clientes cuando te envían un mensaje fuera del horario laboral para que sepan que en ese momento no recibirán una respuesta.

13. Fuera de oficina

Con los mensajes automatizados también pueden avisar a los clientes cuando uno de tus asistentes está fuera de la oficina o si la empresa cierra en algún momento del año.

14. Programación de citas

Cuando un cliente agenda una cita, puede enviarle un correo de recordatorio con la fecha y horario de la misma. 

15. Gracias

Por último, puedes enviarle un mensaje de agradecimiento a los clientes cuando concluyen su pedido.

Conclusión

En resumen, en Cliengo estamos continuamente sumando nuevas funcionalidades que te permitan automatizar los procesos y entablar más conversaciones con tus usuarios y potenciar tus ventas. 

En nuestra página web encontrarás diferentes opciones para establecer respuestas automáticas en WhatsApp, Facebook o Instagram mediante la utilización de chatbots.

¿Tienes alguna duda? Siempre puedes contactar a nuestro equipo de soporte a [email protected]