La planificación de tareas es algo que debería estar presente en las pymes desde el momento mismo en el que nacen. 😀

Generalmente, cuando se crea una empresa, al principio se dan ciertos pasos en vistas de asegurar una cultura sólida, un conjunto de creencias compartidas y una dirección a seguir. 

Un claro ejemplo de ello es cuando se escribe un enunciado de la misión de la compañía para determinar cuáles son los valores que la guiarán a lo largo de su existencia. O también se suele pensar en cuál será la identidad de la empresa, de acuerdo al público objetivo con el que intentará relacionarse.

Pues bien, al definir quién es y cómo es la empresa no puede faltar una cultura organizacional que sostenga la planificación de tareas como prioridad.

Precisamente, por esta razón, hoy vamos a guiarte para que puedas comenzar a implementar esta gestión en tu negocio. Además, te contaremos porqué es tan importante hacerlo. Y, como si fuera poco, compartiremos algunas herramientas que te facilitarán la tarea. ¡Vamos a ello!  😉

¿Cómo se pueden planificar las tareas dentro de una empresa?

En principio, debemos definir qué es la planificación de tareas. Básicamente, se trata de un proceso que consiste en identificar, organizar y establecer las actividades que se deben llevar a cabo dentro de una empresa. Al hacerlo, los negocios pueden estimar su duración y los recursos necesarios para completarlas. Esto es vital para su adecuado funcionamiento.

Para llevar a cabo esta gestión es necesario seguir una serie de pasos para atravesar cada una de las etapas que conforman la planificación de tareas. Estos pasos son:

Identificar cuáles son las necesidades 

Este es el punto de partida si quieres saber cómo planificar tareas en tu empresa. Se trata de determinar, ni más ni menos, cuáles son las necesidades puntuales del negocio. Algo así como ¿qué se necesita hacer en la empresa para que funcione correctamente? 

Por eso decimos que es el punto de inicio, porque define también, de alguna manera, el objetivo que se pretende alcanzar con la planificación de tareas. Si no conoces las necesidades de tu compañía, esta es una buena excusa para sentarte a analizar cada una de sus áreas y encontrar la respuesta. 

En cuanto sepas qué necesita tu negocio, podrás definir qué tareas deben realizarse para poder cubrir esas necesidades. 

Prioriza y programa tareas 

Una parte del trabajo de planificar tareas en un negocio consiste en determinar cuáles, de todas las actividades a realizar, se deben hacer primero y cuáles pueden esperar. Esto podríamos llamarlo priorizar y es una de las claves en el éxito de esta gestión.

Ten en cuenta, además, que priorizar tareas te permitirá comenzar a definir los tiempos de ejecución para cada actividad. Básicamente te ayudará a programar y poner en orden ese volumen de trabajo a realizar.

Organizar y distribuir tareas 

Ya sabes qué tareas se deben realizar en tu empresa, también conoces cuáles son las que se deben hacer primero ¿qué sigue a continuación? Pues organizar todo ese trabajo y distribuirlo. Esto implica determinar quién se encargará de llevar a cabo cada actividad. 

Aunque esto te pueda parecer inabordable en un principio, hay muchas herramientas que pueden facilitarte la gestión. Trello, Asana o Todoist son algunas de las principales y por ello al final de este artículo te contaremos cómo sacarles provecho.

Planificar tareas

Con todo lo que ya te hemos contado tienes información suficiente, para planificar las tareas en tu empresa. En este punto, debes bajar todos estos datos al papel, por así decir, y comenzar a definir:

  • Tarea a realizar. Simple, aquí solo necesitas indicar cuál es la actividad a desarrollar. 
  • Responsable/s. Aquí necesitas determinar cuál será la persona de tu equipo que la llevará a cabo. Puede ser un equipo, pero siempre debería haber un responsable principal. 
  • Plazos. ¿En cuánto tiempo debe estar lista esta tarea? Eso es lo que debes responder aquí. 
  • Recursos. Determinar qué herramientas, medios e incluso presupuesto se requiere para ejecutar la tarea.

¿Por qué la planificación de tareas es importante para tu empresa?

En principio, una cultura de la organización es clave a la hora de lograr procesos más eficientes. En general, gestionar los procesos en una empresa es una tarea compleja, y sin herramientas para planificar puede que se torne  aún más difícil hacerlo bien. Esto podría traducirse como esfuerzos individuales desincronizados, energías malgastadas y tiempo perdido. Algo que, a su vez, puede perjudicar los resultados del negocio.

Por otro lado, una cultura de la organización también puede dar a tus empleados un fuerte sentido de la dirección, ayudándote a diferenciarte de la competencia. También puede servir para crear un ambiente en el que los empleados se sientan cómodos, identificados con una serie de objetivos y con ganas de pertenecer a tu empresa. 

Y es que, en cierto sentido, una cultura de organización y planificación de tareas puede hacer que tu compañía se transforme en un equipo. Ya que es capaz de romper con el modo de trabajo tradicional por secciones separadas y muchas veces aisladas. Así, la gestión de tareas ayuda a guiar la toma de decisiones e involucrar a todo el flujo de trabajo en la persecución de los objetivos.

La planificación de tareas en la pirámide de las ventas

Además de todo lo que ya hemos dicho, la planificación de tareas es una parte de la pirámide de las ventas. En esa pirámide entran muchas estrategias. 

Algunas de ellas podrían ser la gamificación, la gestión de la relación con los clientes a través de un  software CRM, una buena comunicación, o ejemplos concretos por industria como puede ser la publicidad automotriz.

Pero, más allá de las estrategias, lo cierto es que saber cómo organizar procesos es un ingrediente clave en el crecimiento de un negocio. 

La organización de los procesos a través de las herramientas de planificación es crucial a la hora pensar un equipo que pueda trabajar de manera eficiente, con acceso a información relevante sobre las tareas que hay que hacer, cuándo hay que entregarlas, o en qué estado se encuentran. 

Por otra parte, para que todo esto sea posible, también es importante la transparencia. La información debe estar disponible para todo el equipo. Cada persona dentro de la compañía  debe conocer los objetivos y de qué forma su contribución es vital para mejorar los resultados del negocio. Esto ayuda a motivar a los colaboradores para dar lo mejor de sí lo que se traduce en una mayor productividad para la organización. 

De este modo, planificar tareas tiene una influencia directa en la rentabilidad de una empresa.

Algunas herramientas para planificar tareas

En conclusión, la planificación de tareas no es sólo fundamental para crear una cultura empresarial sólida, que pueda servirles a los empleados como una suerte de bitácora, sino que la organización de los procesos está en la base misma de las ventas.

Durante años, Excel fue la herramienta privilegiada para hacer un seguimiento de tareas. Sin embargo, el ecosistema digital de hoy en día tiene muchas más opciones para ofrecer

Por eso, a continuación haremos una lista de las herramientas que consideramos más importantes en vistas a crear una cultura centrada en mejorar los procesos y planificación de tareas. 

Trello

En el primer lugar del podio tenemos a Trello. Trello es una fabulosa app para el project management que utiliza el concepto de panel de trabajo o pizarra (“board”) para habilitar el trabajo colaborativo. 

Esencialmente, es una plataforma en la que pueden participar muchas personas y en donde pueden establecerse tareas, prioridades y personas designadas para la ejecución de las mismas. 

Esta herramienta es fundamental para el trabajo en equipo, ya que ayuda a visualizar las tareas, anotarlas a medida que surgen y organizarlas de acuerdo a las fechas de vencimiento que tengan y las prioridades que representen. 

De esta manera, Trello simplifica la colaboración y el monitoreo de tareas, dejando que se hagan más cosas en equipo y de una manera más eficiente. 

Asana

Detrás de Trello, Asana es otro software de project management y, de hecho, es la propietaria de la anterior. Es decir que ambos servicios de alguna manera se complementan.

Con un diseño minimalista, muy bonito y funcional, Asana es otra herramienta de planificación de tareas que puede ayudarte a crear una cultura organizacional de manera simple. 

Uno de los puntos fuertes de Asana es que permite hacer un seguimiento muy detallado de las tareas y, por lo tanto, ver dónde surgen los obstáculos y cómo resolverlos.

Todoist

Todoist es de las “to-do app” —listas de cosas por hacer— más populares que hay hoy en día. Visualmente cómoda, simple y versátil, la popularidad de la aplicación tiene que ver con los montones de plugins disponibles para usarla en calendarios, emails o buscadores. 

Todoist sirve muchísimo a los efectos de la organización personal, de ubicar tareas y deadlines. Por otra parte, la colaboración también es su punto fuerte, ya que hay funcionalidades variadas y potables para trabajar en grupo sobre distintas tareas.

Como desventaja, quizá, podría mencionarse que su diseño, a pesar de ser simple y amigable, está pensado en forma de lista más que de tableros, y la mayoría de las veces las dinámicas grupales se dan de manera más natural con los tableros.

Entonces, en conclusión, es importante retener que la planificación de tareas en tu empresa es fundamental para lograr los objetivos de venta. Sin una correcta organización de los procesos, tu compañía sufrirá la desarticulación del equipo, la pérdida de energías y tiempo y, finalmente, esto se reflejará en un perjuicio a los resultados del negocio.

Por eso, es importante lograr un trabajo conjunto y cohesionado a través de alguna herramienta de planificación. ¿Conocías alguna de las que hemos hablado? ¿Ya utilizas otra que no está en la lista? ¡Cuéntanos cuál en los comentarios!