Llevar una buena organización del calendario es vital en los negocios actuales. Es en este punto en el que Google Calendar se ha convertido en una herramienta necesaria para cualquier persona.

De hecho, seguramente ya has escuchado la frase: “si no está en Google Calendar, no existe”. Y tiene razón. 

En este artículo te contaremos qué es Google Calendar, cómo se usa y para qué le servirá a tu negocio: 

¿Qué es google calendar?

Empecemos desde lo más básico: ¿qué es Google Calendar?

Google Calendar es un servicio sumamente potente y gratuito que se puede utilizar para organizar tu agenda, así como coordinar eventos con otras personas. En el contexto empresarial, incluso, puede servir para acordar reuniones estratégicas con clientes. 

Pero, además de lo anterior,  tiene muchas características útiles, incluida la capacidad de compartir calendarios con otros y cambiar fácilmente lo que se muestra actualmente.

También, esta aplicación web te permite acceder a tu calendario desde cualquier computadora o dispositivo móvil, siempre que hayas iniciado sesión en tu cuenta de Google.

¿Cómo conseguir un Calendario de Google? Si tienes una cuenta de correo electrónico de Google, entonces ya tienes acceso a Google Calendar. Solo necesitarás ir a calendar.google.com o abrir la aplicación Calendario en tu computadora o teléfono android para poder usarla.

¿Cómo usar Google Calendar?

Para empezar a usar Google Calendar deberás iniciar sesión en tu cuenta de Google. Si aún no tienes una, puedes registrarte rápidamente y empezar a usarla.

El paso siguiente será acceder a Google Calendar visitando calendar.google.com. Si ya estás en otra página de Google, haz clic en el botón de menú en la esquina superior derecha y luego en el ícono Calendario.

Otra opción es a través de la aplicación Google Calendar, misma que está disponible para la mayoría de los dispositivos móviles. 

De hecho, está instalada de forma predeterminada en la mayoría de los dispositivos android y puede descargarla desde Play Store . También hay una versión para iOS en la App Store .

Empezando a usar Google Calendar 

Bien, antes de empezar a usar el calendario de Google, debes saber que Google Calendar ofrece mucha flexibilidad de visualización. 

Por ejemplo, el botón en la parte superior derecha cambiará el alcance de la vista actual, mostrando un solo día o semana, un mes completo y otros modos de vista.

Mientras que en la parte superior izquierda de la ventana, los botones de flecha cambiarán la vista a diferentes fechas en el pasado o en el futuro. 

También puede hacer clic en el mini calendario a la izquierda del calendario principal para ver una fecha específica. El botón Hoy devolverá la vista del calendario al día actual.

Organizando los eventos

Ahora, cada elemento que sumes al calendario será un evento. Para crear un evento, debes hacer clic en un espacio en blanco en el calendario. 

Una vez realizada la acción anterior, aparecerá un pequeño cuadro para que ingreses información básica sobre el evento. 

Haz clic en el botón “Guardar” para finalizar o en el botón “Más opciones” para ingresar más detalles. 

La única información que necesitarás ingresar será el título del evento y la hora, pero más información puede ser útil para cualquier persona que vea el evento. Una recomendación es que sumes toda la información importante, así los invitados al evento sabrán de qué se trata.

Por otra parte, en el formulario de evento, puede agregar notificaciones para recordarle el evento antes de que comience. 

Estos recordatorios pueden ser notificaciones en su navegador o pueden ser correos electrónicos automatizados. Lo que puede ayudar a cumplir con el cronograma o darle tiempo para planificar las agendas.

También se puede modificar eventos existentes o ver sus detalles haciendo clic en el evento en el calendario.

Compartir y personalizar calendarios

Si bien cuando comiences a usar Google Calendar vendrá un diseño preestablecido; debes saber que se puede personalizar el calendario y compartirlo. Para hacerlo haz lo siguiente:

  • Mueva el mouse sobre el nombre de un calendario a la izquierda, 
  • Haga clic en el ícono de tres puntos al lado para abrir un menú para este calendario.
  • Cambia el color de los eventos en este calendario en tu vista, o puede ocultarlo de la vista actual.
  • Comparte el calendario haciendo clic en “Configuración” y “Compartir”

Para qué sirve Google Calendar

Una de las grandes ventajas de Google Calendar es que muchas personas ya tienen una cuenta Google. Lo que te facilitará la organización de una cita con algún cliente potencial, ya que podrás rastrear y estar actualizado sobre dicho evento. 

Es precisamente por eso que Google Calendar sirve para compartir eventos con otras personas y coordinar horarios. Incluso, se cuenta con la función de enviar sugerencias de horarios, para que se pueda planificar una reunión en la hora más conveniente. 

Por otra parte, en Google Calendar se puede programar una reunión o evento de forma fácil y rápida. Recibiendo también recordatorios sobre las actividades que se tienen más próximas para no perderse de ninguna reunión importante. 

Ventajas de integrar Google Calendar a Cliengo para la gestión de clientes 

Afortunadamente, nuestros clientes pueden aprovechar al máximo las ventajas y el uso de Google Calendar a través de una integración. 

Esto hace que nuestros chatbots puedan brindarle la información necesaria a los clientes potenciales que llegan a las organizaciones. 

Por ejemplo, un cliente potencial se quiere comunicar con uno de tus vendedores. A través de nuestros chatbots esto es posible. Todo empezaría con una conversación donde, luego de capturar los datos importantes, se mostraría un botón para agendar una cita con el departamento de ventas.

El cliente, en este caso, podría ver el calendario de un vendedor específico y definir qué día y en qué horario quiere ser contactado. Una vez hecho esto, se disparará automáticamente este evento en el calendario de Google, para que esta reunión no pase desapercibida.

El proceso es sencillo, al cliente potencial se le preguntará el día que quiere la reunión, horario, correo electrónico de contacto y nombre, antes de agendar la cita. En caso de que no cuente con una cuenta de gmail, al cliente se le enviará un correo confirmando la reunión. 

Con esto se conseguirán las siguientes ventajas:

  • Un equipo de ventas sincronizado.
  • Rastreo de las reuniones de ventas generadas.
  • Orden del calendario y optimización de tiempos. 
  • Evitar pérdidas de potenciales clientes. 

Conclusión

Empezar a utilizar Google Calendar en tu empresa puede ser más beneficioso que simplemente usar para organizar a tu equipo. También te puede permitir identificar oportunidades de venta y darles seguimiento con una venta personalizada.

En Cliengo te ayudamos con este objetivo. Comienza a usar nuestros chatbots para captar a los clientes potenciales de tu negocio y asegura que estas reuniones importantes para tu negocio no se pierdan en un mar de citas. 

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