El constante flujo de innovaciones tecnológicas y los progresos en el marketing automation están dejando atrás la sensación de ineficiencia que tienen las empresas y los encargados de marketing a la hora de vender. Y es que, con la automatización del proceso de ventas, se están volviendo mucho más rápidos y efectivos. 👌

¿Qué es lo que hace a un proceso de ventas efectivo?

El año pasado, un estudio de HubSpot demostró que, en promedio, un vendedor de una empresa dedica sólo un tercio de su jornada laboral a vender. El resto de la jornada, en cambio, se le escapa realizando tareas administrativas: agendando llamadas, reuniones, clasificando los prospectos y escribiendo correos electrónicos. Ahora bien, ¿por qué destinar tanto tiempo a algo que podría hacerse muchísimo más rápido? 🤔

Por esto, la automatización del proceso de ventas se presenta como una vía para aumentar la eficiencia y la productividad de los empleados. La integración de la tecnología en las ventas redunda en la capacidad para concentrarse en los objetivos importantes —en vez de dedicar tiempo a tareas rutinarias y que consumen tiempo innecesariamente. 

Por qué es importante automatizar el proceso de ventas

La automatización del proceso de ventas se enmarca en el marketing automation, que explica la tendencia tecnológica de sustituir con software especializado ciertos momentos de un proceso determinado. El objetivo del marketing automation es optimizar estos procesos; en vez de hacerlos manualmente —repitiéndolos cada vez, el software permite una resolución simple y automática de los mismos. En este caso, las ventas (Sales automation). 💪

Los beneficios de automatizar ciertos procesos de las ventas son claros. Uno de los más evidentes es que la automatización incrementa la generación de prospectos (¡hurra!) y la capacidad de generar una relación que finalmente derive en la compra.

No hay mejor ejemplo que los chatbots o bots conversacionales, quienes atienden distintas plataformas de forma totalmente automática con el fin de asistir a los usuarios, responder sus consultas o capturar sus datos de contacto.

A través de la automatización, los equipos de venta se aseguran prospectos calificados y capaces de llegar hasta la conversión.

Otro de los beneficios de la automatización es que impulsa la implementación de los software de CRM (customer relationship manager), que administran y asignan tareas a los vendedores para que aumenten sus capacidades de venta.

El módulo de Gestión de clientes de Cliengo, por ejemplo, asigna clientes a los vendedores en menos de 15 minutos. Al satisfacer la demanda inmediata de los potenciales clientes, esta asignación incrementa las posibilidades de conversión. (¿Todavía no tienes un usuario? Puedes crearte uno aquí).

En conclusión, la automatización impacta positivamente en el proceso de ventas. Por un lado, lo vuelve más eficiente en términos de tiempos, ya que a través de la gestión de los clientes potenciales con software de CRM se pueden llevar adelante varios procesos a la vez; por el otro, se vuelve más efectivo en términos de recursos, porque la gestión implica menos actores y más delegación.

6 formas de hacer el proceso de ventas más eficiente

¿Qué es, entonces, lo que se debe automatizar? Si, como veíamos más arriba, los vendedores pierden tiempo escribiendo mails, buscando y clasificando prospectos, agendando reuniones y haciendo llamadas, son estas mismas tareas las que deberían hacerse de manera automática. 🤩

Por eso mismo, aquí tienes 5 formas de hacer que tu proceso de ventas se vuelva más eficiente a partir de lo que hemos visto, para esto si o si recurriremos a diferentes softwares:

Estadistica vendedores invierten tiempo escribiendo mails

1. Automatiza la generación de clientes potenciales

El primer paso una vez que hemos generado campañas u optimizado nuestra estrategia digital para atraer tráfico a nuestro sitio web, es canalizar ese tráfico a través de diferentes herramientas. Estas pueden ir desde formularios de contacto tradicionales a diversos tipos de chat según la función de nuestro sitio.

Pero, ¿cómo es que estos softwares automatizan el proceso de ventas?🤔

Para comenzar, tanto los formularios como los chatbots y los live chats buscan simplificarle a los usuarios la forma en la que pueden contactarse con tu empresa, aumentando de esta forma significativamente las tasas de conversión en relación a los llamados telefónicos o al envío de un correo electrónico.

Está comprobado que el X% de nuestros usuarios prefieren plataformas de contacto online a un llamado telefónico. Dentro de esa cifra, un X% prefiere ser asistido a través de un chat para poder conversar.

Estos cambios en los hábitos de consumo se fueron dando gracias a que los usuarios estamos acostumbrados a la inmediatez de la respuesta. Si la respuesta no es inmediata, entonces pierde valor y muy probablemente ese potencial cliente ya no lo sea.

Entonces, si los formularios quedan descartados por suponerse un método frío, distante y que implica demoras en la respuesta al igual que un correo electrónico. ¿Qué otras opciones existen?

Cómo decíamos antes, los chatbots y live chats son herramientas que, mediante la conversación real time, permiten comunicarnos con los usuarios y brindarles una respuesta inmediata.

En el caso de Cliengo, cumple ambas funciones: Chatbot con función de live chat. ¿Qué diferencia existe entre estas opciones?

Mientras un live chat requiere de una persona física que responda las consultas de los usuarios en tiempo real, un chatbot lo hace automáticamente sin necesidad de intervención de un ser humano. A estas alturas, la conversación se desarrolló a tal punto que la mayor parte de los usuarios creen haber conversado con una persona y se sienten satisfechos por la respuesta recibida.

Estos software permiten no sólo mejorar la relación con tus potenciales clientes brindando respuesta inmediata a sus consultas, sino también multiplicar las tasas de conversión y ventas.

2. Armado y envío de correos electrónicos de venta

Según el estudio mencionado previamente, los vendedores invierten un 21% de su tiempo escribiendo y enviando correos electrónicos. Imagínate reduciendo ese tiempo a la mitad para poder destinarlo a otras tareas fundamentales del campo comercial.

Los correos electrónicos de ventas siempre son un desafío para los vendedores, ya que si no se envía el asunto correcto, con el mensaje correcto a la persona correcta, se corre el riesgo de que el mail se pierda en la bandeja de entrada. Por este motivo es clave pensar el contenido de nuestros mails y automatizar.

Una forma de automatizar este proceso y olvidarse de redactar y enviar correos una y otra vez, puede ser mediante el uso de plantillas de e-mails o templates, en inglés, es decir mensajes ya redactados con el fin de ser reutilizados, sin olvidar que la personalización es clave para un correcto acercamiento al destinatario. Estas pueden ser realizadas basándonos en el contenido, destinatario o cualquier otra variable que la empresa considere correspondiente.

El template puede ser desde un simple documento de texto plano previamente redactado, hasta diseños elaborados, hechos por maquetadores y diseñadores profesionales, esto dependerá de los requerimientos, gustos y necesidades de cada empresa. En todos los casos es recomendable utilizar herramientas que simplifiquen este proceso o logren automatizar, al menos, alguno de todos los pasos.

La mayor parte de los CRM cuentan con herramientas internas que permiten almacenar dichos templates y realizar los envíos posteriores. Algunos de ellos son: Hubspot, Salesforce, InfusionSoft (¡Ahora llamado Keap!), etc.

Otras herramientas destinadas a la creación de templates y envío de correos electrónicos son: Doppler, BeeFree.io, Emblue y Mailchimp.

⚠️ ¡Importante! No hay que olvidar que algo tan fundamental como mandar correos a clientes potenciales es realizar el un seguimiento posterior, lo cual incluye medir los resultados, saber reconocer cuáles son las plantillas que funcionan mejor, cuáles no y lograr optimizarlas en base a los datos recabados.

En todo caso, los equipos de ventas deberían apalancarse en las plantillas y usar software para agilizar el seguimiento. A continuación te explicamos más sobre este punto.

3. Seguimiento a prospectos

Según un estudio de Iko System, la tasa de respuesta del primer e-mail enviado a un prospecto suele ser de 18%, el cuarto mail del 14% y el sexto correo del 27%. Otro estudio de Yesware, reveló que sólo el 30% de los encuestados había insistido luego del primer envío sin respuesta. Dicho esto, es necesario entender porqué un correcto seguimiento es la clave del éxito. 🎸

proceso de ventas

Pero, ¿A qué nos referimos con seguimiento?🤔

Seguimiento (O en inglés follow-up) es el proceso por el cual se llevan a cabo diferentes acciones que aportan valor al usuario con el fin de afianzar la relación y convertirlo en un potencial consumidor.

La perseverancia hace al maestro dicen, y este caso no es la excepción.

En muchas ocasiones luego de una planificación meticulosa del asunto del correo electrónico, el diseño de la plantilla y demás, no recibimos la respuesta esperada o, directamente, la falta de respuesta por parte del prospecto. Esa falta de respuesta suele ser motivo suficiente para desmotivarse y desistir de volver a contactar a dicha persona. Esto, lejos de ser lo correcto, puede deberse a infinidad de factores que no necesariamente responden al desinterés total del usuario, sino a la falta de comprensión, poca disponibilidad de tiempo, indecisión, etc. Es, en estos casos, dónde insistir puede hacer la diferencia.

Estos e-mails de seguimiento dan la oportunidad de agregar valor a los usuarios en diferentes etapas y conocerlos en el proceso. La mayor parte de los CRM permiten una correcta gestión de este seguimiento de forma totalmente automática mediante el uso de campañas.

Estas campañas son cadenas de mails preparadas para detectar automáticamente las acciones del usuario y lograr accionar en consecuencia. Por ejemplo,  si el usuario no abre el correo electrónico en X cantidad de días se vuelva a enviar dicho correo electrónico con el mismo cuerpo del mensaje pero diferente asunto.

Esto no sólo permite ahorrar tiempo y aumentar las posibilidades de conversión, sino conocer mejor el accionar de los consumidores y de la performance de las comunicaciones mediante la recopilación de datos y estadísticas. 📈

4. Detectar clientes potenciales

No todos los prospectos son iguales. No es lo mismo, por ejemplo, que un cliente potencial esté cerca de la compra o que esté recibiendo las primeras impresiones del producto, ya que esto modificará las acciones en consecuencia. La etapa en la que está en el embudo de ventas es fundamental; a partir de esta información, debería decidirse cuánto tiempo dedicarle a ese prospecto en ese momento específico. Con esta información en mano, es mucho más fácil que los vendedores prioricen y sepan a quién deben contactar y durante cuánto tiempo.

Como tarea compleja que es, el lead scoring (Calificación de prospectos, en Español) es otra parte que puede automatizarse para ganar tiempo y efectividad.

Para ello, es necesario que los clientes potenciales se computen en el CRM, donde, a medida que vayan realizando diferentes acciones (abrir un mail, entrar a cierta parte del sitio o hacer un llamado telefónico), se le asignará un puntaje mayor o menor, lo que determinará la «calidad» de ese lead.

5. Agendar reuniones

Uno de los mayores predictores de ventas es la cantidad de reuniones realizadas, ya que una reunión puede significar conectar con el cliente y tener muchas más chances de ganar la venta. No necesariamente deben ser presenciales; muchas veces pueden ser online (Skype, y, por qué no, los famosos webinars —combinación de web y seminarios que suelen darse entre clientes para impartir conocimiento sobre un tema específico).

En este sentido, mandar mails a un potencial cliente para ver cuándo puede reunirse, cuál es su disponibilidad o cuáles sus preferencias de lugar significa toda una inversión de tiempo que también puede automatizarse. Según Event Success Formula report, el 91% de los ejecutivos de marketing de grandes empresas consideran que el uso de herramientas de marketing automation es crucial a la hora de tener éxito en los eventos realizados.

herramientas de marketing automation

Hoy por hoy, existen herramientas o aplicaciones que pueden sincronizarse con tu calendario, enviar invitaciones automáticas y recordatorios a los asistentes, entre otras tareas. La variedad de opciones es infinita y va desde herramientas que gestionan las invitaciones, la información de los asistentes, las comunicaciones, el calendario y más. Algunas de ellas son EventBrite, Calendly, Google Calendar y Assistant.to. ¡Si conoces más o estás utilizando alguna que te haya sido útil a la hora de automatizar este proceso, puedes dejarla en los comentarios! 👌

6. Reportes

Si bien los reportes son una parte importante del proceso de ventas ya que permiten dar una idea del rendimiento de las técnicas que se utilizan para vender, también son un procedimiento tedioso y generalmente anticuado en sus formas de ejecución. Porque en realidad, lo importante de los reportes no son tanto los números, sino el contexto que se les da: los comentarios y los análisis que se hacen sobre ese contenido.

Hoy por hoy, hay tipos de CRM que pueden automatizar este proceso en el cual ciertas empresas llegan a gastar semanas enteras. Los paneles de Google Analytics son personalizables y tienen una gran versatilidad a la hora de ajustarse a tipos de reporte. En este sentido, también es útil la dinámica de Google Data Studio —que todavía está en versión beta.

En conclusión, incorporar tecnologías como los CRM y otros tipos de software especializado es fundamental para que puedas llevar las ventas al siguiente nivel de rendimiento. Muchos de los procesos que involucran las ventas son hoy por hoy viejos rituales que pueden dejarse atrás para concentrarse en el gran objetivo que es vender. Por eso, puedes empezar hoy mismo automatizando alguno de los puntos que mencionamos y sumarte a la ola de optimización que está introduciendo el marketing automation.

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